Wanneer doe je wat?
Je kunt deze checklist pas afwerken na de zomersluiting. Voorwaarde is dat je de checklist het oude schooljaar afsluiten reeds hebt afgewerkt.Hou altijd onderstaande volgorde aan: A, B, C.
A. Nieuwe groepenindeling
Zorg dat je beschikt over de groepenlijsten voor het nieuwe schooljaar.
Je gaat nu in een paar stappen alle kinderen laten overgaan en daarna de zittenblijvers terugzetten:
1. Vervang de namen van de juffen en meesters door oud. Bijvoorbeeld:
1a | Juf Janneke wordt: 1a | oud
Doe dit voor alle groepen.
2a. Hernoem nu elke groep in de hogere groep en voeg de namen van de juffen en meesters uit de nieuwe groepenlijst toe. Bijvoorbeeld:
1a | oud wordt: 2a | Meester Joep
2b. Hernoem groepen 8 in groepen X en voeg de aanduiding schoolverlaters toe. Bijvoorbeeld:
8a | oud wordt: Xa | schoolverlaters
3a. Zittenblijvers plaats je individueel onder KINDEREN terug in een lagere groep.
3b. Schoolverlaters verwijder je uit de lijst onder KINDEREN. Dat voorkomt dat ouders per ongeluk toch nog overblijf reserveren. Uiteraard blijven de declaraties inzake deze kinderen gewoon in te zien onder DECLARATIES. Als uiteindelijk de groep schoolverlaters leeg is, kun je onder INSTELLINGEN deze groep verwijderen.
Geclusterde groepen: Bij clustergroepen zoals groep 1/2 vervang je de namen van de juffen en de meesters niet met oud, maar laat je deze zoals die zijn. Je zult onder KINDEREN elk kind individueel in de juiste hogere groep moeten plaatsen en de zittenblijvers in de huidige groep moeten laten zitten. Sorteer eerst de lijst met kinderen aflopend op groep (X staat dus bovenaan).
B. Kalender bij WEL-NIET TSO inrichten
De kalender (kijk onder WEL-NIET TSO) van het nieuwe schooljaar is pas actief na de zomersluiting. Je komt na de zomersluiting automatisch in de eerste helft van het nieuwe schooljaar. Klik op de pijl achter SCHOOLJAAR om in de tweede helft van het actuele schooljaar te komen. Breng de kalender op orde: Verwijder tso-loze dagen zoals vakanties, studiedagen, vrijdagmiddag voor de onderbouw enz.
Mocht er noodzaak zijn om de kalender vóór de zomersluiting op orde te brengen, zoals voor scholen die pas na de zomervakantie van start gaan, kun je telefonisch contact opnemen.
C. Ouders informeren
Als alles tenslotte op orde is kun je de ouders middels een collectief bericht oproepen te reserveren voor het nieuwe schooljaar. Vaste reserveringen van het oude schooljaar moeten door de ouders altijd opnieuw worden ingevoerd - deze worden niet automatisch meegenomen.
LET OP
- De kalender van WEL-NIET TSO bevat de groepenindeling die je onder A. hebt ingesteld. Wijzig je achteraf de groepen, dan moet je de kalender opnieuw bijwerken! Doe je dat niet dan kunnen ouders straks reserveren op dagen waarop helemaal geen tso is.
- Zorg dat je de definitieve groepenlijst voor het nieuwe jaar hebt. (Schoolverlaters die je onder KINDEREN hebt verwijderd kun je namelijk niet meer terugzetten - zie help, ik heb per ongeluk een kind verwijderd!)