IS AUTOMATISCH INCASSEREN PER KWARTAAL MOGELIJK?

Maandgeoriënteerd

De overblijf dient altijd per periode van een maand te worden afgehandeld, zowel qua declaratie als incasso. Hier is bewust voor gekozen omdat dit een gangbare praktijk is (denk aan huur, aflossing, premies, abonnementen enz.) en omdat het voor de meeste ouders prettiger is om elke maand een klein bedrag te betalen dan per kwartaal een relatief groot bedrag.

Kwartaaldeclaratie levert nauwelijks tijdswinst

Het maandelijks versturen van declaraties en downloaden van sepa's neemt slechts enkele klikken, daar is met kwartaaldeclaratie geen voordeel te halen. Ook het noteren van de ontvangsten per kwartaal levert geen noembare tijdswinst op.

Maandeclaraties opsparen is niet verstandig

Je kunt natuurlijk zowel de declaratie als de incasso opschorten tot eind van een kwartaal. We raden dit echter af omdat dit geen enkele administratieve voordelen biedt, niet voor de school, noch voor de ouders. Je dient namelijk na iedere declaratieverzendig toch eerst de bijbehorende sepa te downloaden alvorens je tot verzending van de volgende maand kunt overgaan.

Het is bovendien de vraag of je incassocontract je toestaat om drie sepa's tegelijk in te dienen ten bedrage van een aanmerkelijk hoger bedrag dan een enkel maandbedrag. Ook is er een verhoogde kans op stornos's (technische wanbetaling). Het aanmerkelijk hogere bedrag zal namelijk vlugger stuiten op een saldotekort.

DECLARATIES VERSTUREN DUURT LANG. IS HET WEL GELUKT?

Het kan voorkomen dat je last had van een trage of weggevallen internetverbinding tijdens het verwerkingsproces. Dit kan door omstandigheden buiten het systeem soms voorkomen.

Als je echt heel lang gewacht hebt dan kun je toch zien of het gelukt is. Kijk op deze 2 plekken of het totaalbedrag terug te vinden is en hetzelfde zijn:

• In het KASBOEK - het bedrag moet hier toegevoegd zijn;
• Het totaalbedrag achter BETALINGSSTATUS bij DECLARATIE > PER MAAND.

Als dat zo is dan is alles prima gelukt. Vind je de bedragen niet terug verstuur dan de declaraties opnieuw en let goed op een eventuele foutmelding.

DE HOOGTE VAN DE OVERBLIJFBIJDRAGE WIJZIGEN TIJDENS DE LOPENDE MAAND

De tariefswijziging van de overblijfbijdrage geldt met terugwerkende kracht voor alle maanden waarvoor nog geen declaraties zijn aangemaakt (verstuurd).

TIMING BIJ DECLARATIES VERSTUREN EN ONTVANGEN BETALINGEN VINKEN

We adviseren je om elke dag de presentie te accorderen

Ten eerste omdat wachten met accorderen je in de situatie kan brengen dat je mogelijk niet helemaal meer goed weet wie er wel en niet aanwezig waren.
Ten tweede omdat ouders dan direct bij onafgemelde afwezigheid of onaangemelde aanwezigheid dezelfde dag het systeembericht krijgen met de vraag voortaan op tijd te reserveren resp. te annuleren. Directe waarschuwingen werken immers beter dan een waarschuwing achteraf voor iets dat al weer bijna vergeten is.

Declaraties versturen

Als alle dagen van de maand geaccordeerd zijn kun je in principe direct de facturen versturen aan de ouders (en de betalingsspecificaties aan de krachten).

Incassobatches uploaden bij de bank

Met het uploaden van de incasso batches (en de betalingsbatch voor de krachten) kun je in principe nog wachten. Bedenk echter dat je een batch downloadt binnen 3 dagen moet uploaden anders is deze verlopen. Je kunt hem in dat geval eenvoudig opnieuw downloaden, dan is hij weer 3 dagen 'houdbaar'.

Kies vaste dagen van de maand

• Je kunt het beste een vaste dag van de maand kiezen waarop je de batch upload in online bankieren. Dan raken ouders (en krachten) er aan gewend dat ze op op dezelfde dag van de maand een afschrijving resp. een bijboeking kunnen verwachten. Dit vergroot het vertrouwen van hen in de correctheid van jouw administratie.
• Accordeer je direct elke dag, dan kun je bijv. telkens op de eerste dag van de maand de declaraties versturen.
• Verder is het raadzaam om direct en op een vaste dag in de maand onder DECLARATIE de ontvangen betalingen als zijnde betaald te vinken. Zolang dat niet is gebeurd, zien ouders namelijk in hun account bij de rekening vermeld staan dat deze nog niet is betaald terwijl het bedrag al afgeschreven is van hun rekening.

ONINBARE DECLARATIES

In principe moeten oninbare declaraties ook zijn aangevinkt als betaald (door de school namelijk), maar dan is het wel prettig als je ze gespecificeerd op naam kan opvoeren in het KASBOEK als oninbare factuur. Noteer daarom voordat je deze als betaald aanvinkt de namen van de ouders in kwestie.

Mocht je de namen niet meer weten dan kun je ze misschien terug vinden door alle afzonderlijke maanden in het verleden langs te lopen en te kijken naar de datum waarop de betaling gevinkt is. Deze zullen waarschijnlijk afwijkend zijn van de andere betaaldatums.

Lukt dit niet per ouder dan kun je het totaalbedrag van alle oninbare declaraties al één post in het kasboek boeken als zijnde oninbaar.

EEN KIND VERWIJDEREN DOOR DE COÖRDINATOR

De declaraties worden evengoed verstuurd

Je kunt als coördinator kinderen verwijderen uit het systeem, ook als alle tso-eenheden nog niet betaald zijn door de ouder. Ga daartoe vanuit het MENU naar KINDEREN. Verwijder je uit deze lijst een kind dan komt het niet meer in die lijst voor. Je kunt het kind in de toekomst dan niet meer toevoegen aan een presentielijst en de ouder zelf kan niet meer inloggen zodra al zijn/haar kinderen verwijderd zijn.

Een ouder zonder kinderen vervalt vanzelf

Als alle kinderen van een ouder verwijderd zijn, komt ook de ouder te vervallen in de lijst bij OUDERS. In het systeem zijn namelijk principieel geen ouders mogelijk zonder kinderen.

De administratie blijft uiteraard bewaard

Wel blijven de facturen die je ooit aan de ouder hebt gestuurd bewaard in het systeem en voor jou opvraagbaar voor administratieve doeleinden, zo ook de gegevens van de ouder. Ook kun je in de presentielijsten van het afgesloten verleden de namen van de kinderen nog terugvinden en hun gegevens opvragen. Ook de ouder zelf kan via jou nog oude declaraties opvragen.

Het is namelijk niet zo dat als kinderen van school af gaan, jouw historische administratie wordt afgebroken. Die heb je namelijk nodig om je later te verantwoorden bijvoorbeeld t.o. de belastingdienst of bij eventueel reclameren door een ouder achteraf.

Ouders kun ook zelf hun kinderen verwijderen

Ouders kunnen overigens ook zelf hun kinderen verwijderen, ook dan blijven onbetaalde declaraties in tact en blijft jouw historische administratie voortbestaan. Ook een ouder kan, zolang de ouder nog 1 kind in het systeem overhoudt, bij het raadplegen van zijn/haar eigen oude declaraties daar nog het overblijfgebruik van kinderen terugvinden die hij/zij mogelijk zelf al verwijderd heeft. Direct nadat de ouder het laatste kind verwijdert kan de ouder echter niet meer inloggen.

WAAROM KRIJG IK TELKENS DE SEPA VAN VORIGE MAAND?

Als je de afgelopen maand wilt declareren, moet je simpelweg klikken op NU VERSTUREN. Zolang je dat niet gedaan hebt, kun je nog geen sepa downloaden van deze afgelopen maand. Je kunt uitsluitend de sepa downloaden van de laatst gedeclareerde maand. Logisch toch?! Hetzelfde principe geldt bij de vergoedingen.

ALS EEN OUDER VRAAGT OM ONTHEFFING VAN AUTOMATISCHE INCASSO

Ook met automatisch incasso behouden ouders de controle

Ouders denken soms dat ze de controle over hun betaling kwijt raken. Niets is minder waar: Ten eerst ontvangen ze de declaratie ruime tijd voordat het bedrag van hun rekening wordt afgeschreven. Er is dus alle tijd om bezwaar te maken. Ten tweede is het tegenwoordig super simpel om zonder opgaaf van reden te storneren. Dat gaat met 1 klik in het online bankieren.

De school mag voorwaarden stellen

De school kan wettelijk gezien niet verplichten tot het akkoord gaan met automatische incasso. Daar staat tegenover dat de school wél in alle redelijkheid voorwaarden mag stellen voor het gebruik van de overblijfvoorzieningen.

Dankzij automatische incasso een lagere prijs

De reden dat de school automatische incasso als voorwaarde hanteert is in het belang van de ouders. De tijd die ermee bespaard wordt aan administratief werk betekent een besparing op de kosten van de overblijf. Uiteindelijk wordt daardoor de prijs lager die de ouder per keer betaalt dat een kind overblijft. Meerdere scholen hebben nadat ze TSO-ASSISTENT in gebruik hebben genomen, de prijs voor de ouders verlaagd!

Extra administratiekosten

Om dezelfde reden zouden scholen bij ouders die niet instemmen met automatische incasso, een extra maandelijkse kostenpost kunnen toevoegen aan hun declaratie: €7,50 of €10,00 administratiekosten. Gelukkig doet geen enkele school dit en zien de ouders de voordelen in van automatische incasso.

Curatele, bewind of mentorschap

Het is echter denkbaar dat een automatische incasso simpelweg niet mogelijk is. Een ouder bij wie dit speelt kan de school daarvan in kennis stellen. De school kan dan maatregelen treffen om deze ouder buiten de automatische incasso te houden.

Zie ook dit bericht.

BACKUP'S MAKEN VOOR JE ARCHIEF

Archivering buiten het systeem

TSO-ASSISTENT maakt backups om de continuïteit te waarborgen. Daarnaast kan de coördinator data exporteren in pdf-formaat en csv-formaat om deze te archiveren buiten het systeem. Na archivering buiten het systeem vigeert het privacybeleid van de school.

PDF- en CSV-formaat

• PDF-bestanden kun je openen met de gratis Adobe Reader. Ga naar get2.adobe.com/nl/reader.
• CSV-bestanden kun je openen in een spreadsheet programma. In principe zal dat automatisch in Excel zijn als dat programma op je computer is geïnstalleerd.

Backup van alle declaraties (in pdf)

Ga naar DECLARATIE en klik op PER MAAND (uiteraard pas nadat je hebt gecontroleerd dat alle presentie van die maand geaccordeerd is en deze dus niet meer zal veranderen). Tenslotte klik je beneden op DOWNLOADEN. Als je alles wilt bewaren moet je dit dus elke maand doen.

Backup van alle vergoedingspecificaties (in pdf)

Ga naar VERGOEDING en klik op PER MAAND (uiteraard pas nadat je in het rooster gecontroleerd hebt of de aanwezigheid klopt en deze niet meer zal veranderen). Tenslotte klik je beneden op DOWNLOADEN. Als je alles wilt bewaren moet je dit dus elke maand doen.

Backup van rooster en de productiecijfers (in pdf)

Ga naar MAANDLIJSTEN selecteer met de pijltoetsen in de kalender een maand en klik op DOWNLOADEN boven de kalender. De maandlijst bevat naaste de productiecijfers tevens het complete rooster van die maand. Als je alles wilt bewaren moet je dit dus elke maand doen.

Backup van het logboek (in pdf)

Ga naar LOGBOEK, selecteer m.b.v. de pijltoetsen de gewenste maand en klik op DOWNLOADEN. Als je alles wilt bewaren moet je dit dus elke maand doen.

Backup van het kasboek (in csv)

Ga naar KASBOEK en klik rechtsboven op OVERZICHT. Daarna vind je onderaan het scherm een knop EXPORTEREN.

Backup van de leerlingen, ouders en medewerkers (in csv)

Je gaat naar INSTELLINGEN. Daar vind je rechtsboven naast het vraagteken een knop EXPORTEREN. Als je daar op klikt dan krijg je een map met drie csv-bestanden: ouders, tso-krachten en kinderen. Overigens bevatten deze bestanden geen gegevens betreffende reserveringen, beschikbaarheid, declaraties en vergoedingen. Uiteraard bevatten ze evenmin de gegevens van verwijderde accounts van ouders, kinderen en krachten.

WILT U MIJN KINDEREN EN/OF MIJN ACCOUNT VERWIJDEREN?

Nee, wij hebben principieel niet het recht om een kind te wissen uit het systeem dan wel een ouderaccount te verwijderen. Dit zijn inhoudelijke zaken die alleen door de ouder zelf of door de coördinator kunnen worden gedaan. Wij, TSO-ASSISTENT, verzorgen slechts de technische kant van het systeem.

Je kunt het zelf gemakkelijk verwijderen

Login en ga naar OUDERGEGEVENS om dit zelf te doen, maar overleg dit eerst even met de coördinator. Bedenk je dat indien je een kind of je gehele account verwijdert, je in de toekomst je opnieuw zult moeten registreren als je kind toch weer incidenteel zou moeten overblijven. En dat als je account eenmaal verwijderd is, je vanaf dat moment geen toegang meer hebt en je dus voor het inzien van je declaraties je moet wenden tot de tso-coördinator.

Je declaraties blijven bewaard

Verwijdering van je account zal in ieder geval niet van invloed zijn op de automatische incasso van eventueel nog niet geïncasseerde maanden. Voldane declaraties blijven in het systeem bewaard omdat deze deel uitmaken van de administratie van de school. De school dient haar administratie vanwege de belastingdienst 8 jaar te bewaren.

IK ONTVANG TELKENS EMAILS DAT IK NIET GERESERVEERD HAD OF MIJN KIND AFWEZIG WAS

Sommige ouders beklagen zich dat ze regelmatig systeememails ontvangen. Deze emails krijg je echter om een aantal goede redenen.

Systeemmail 'Niet aanwezig op de overblijf'

Systeemmails over onafgemelde afwezigheid op de overblijf, ontvang je als je vergeten bent je kind tijdig af te melden (vóór de sluitingstijd op de overblijfdag zelf).

Systeemmail 'Niet gereserveerd voor de overblijf'

Systeemmails over onaangemelde aanwezigheid ontvang je als vergeten hebt te reserveren maar je kind wel heeft overgebleven.

Het draait om de veiligheid

Kinderen waarvoor niet is gereserveerd staan niet op de presentielijst en worden dus ook niet gemist als ze er niet zijn. Het is dus in het belang van de veiligheid van je kind dat je reserveert. Want alleen dan wordt er naar je kind gezocht als het onverhoopt niet op de overblijf verschijnt. (En als je vergeet de overblijf af te zeggen, dan wordt er door de medewerkers voor niets naar je kind gezocht!)

En om jouw financiële controle

Wanneer je een email krijgt dat je kind is toegevoegd terwijl je niet had gereserveerd dan weet je dat dat overblijfmoment in rekening gebracht zal worden. Als je bent vergeten af te zeggen zal dit door de school (in de meeste gevallen) ook in rekening gebracht worden. Dankzij deze systeemmails loop je naderhand dus niet tegen een financiële 'verrassing' aan.

Help mee de kosten laag te houden

Besef dat het aantal opgeroepen medewerkers is gebaseerd op het te verwachten aantal kinderen. Elke medewerker kost geld. Het voor niets oproepen van medewerkers (als meerdere kinderen gewoon niet komen opdagen) kost dus geld. Dat zou de overblijf onnodig duurder maken. Daarom is tijdig annuleren in belang van alle ouders.

Maak er een routine van

Als je regelmatig inlogt en direct annuleert (of reserveert) en direct als het zich voordoet de aandachtpunten van je kind up-to-date maakt, dan zul je snel merken dat het allemaal heel weinig moeite is!

WAT DOET DE COÖRDINATOR ALS DE MAAND AFGELOPEN IS

Als het einde van de maand gepasseerd is loopt de coördinator deze 5 simpele stappen door:

1. Alle overblijf voor alle dagen in afgelopen maand moet zijn geaccordeerd. Is dat niet gebeurd doe je het alsnog. (Doe dit altijd zo vlug mogelijk, eigenlijk liefst gelijk na iedere overblijf.)
2. Als alle overblijf van de maand is geaccordeerd, ga je naar de COMPLETE LIJST om eventueel overblijf die niet betaald hoeft te worden als zodanig te markeren.
3. Als bovenstaande is uitgevoerd, kunnen de declaraties naar de ouders worden verstuurd. Dit doe je onder DECLARATIE > VERSTUREN > NU VERSTUREN.
4. Pas als de declaraties zijn verstuurd is het mogelijk om incasso-batches te downloaden. Dit doe onder DECLARATIE > VERSTUREN > SEPA. (De incasso-batches zijn alleen bruikbaar als onder INSTELLINGEN de INCASSANT-ID is ingevuld.)
5. De gedownloadde bankbatches moeten bij de bank worden ingediend via het internetbankieren. Dit kan uitsluitend door de persoon die op de rekening gemachtigd is.

Zie ook Hoe komt de vergoeding uiteindelijk bij de medewerker terecht.

HOE KAN HET DAT EEN EEN VRIJGESTELDE OUDER TOCH MOET BETALEN?

Structureel vrijgesteld

Heb je als coördinator een ouder voor zijn/haar kinderen structureel vrijgesteld van de overblijfbijdrage onder KINDEREN, dan kan het gebeuren dat deze ouder toch nog moet betalen.

Moment van ingang

Het gaat namelijk pas in op het moment dat je de vink zet (zie de tekst onder het vraagteken). Dit om te voorkomen dat je onbedoeld overblijf van voordien vrijstelt.

Complete lijst

De overblijf van vóór het moment van vinken had je kunnen vrijstellen in de COMPLETE LIJST.

Altijd een declaratie

Ook vrijgestelde ouders krijgen een declaratie (of factuur, als je het zo noemen wilt) per email. Het bedrag dat ze niet hoeven te betalen wordt echter gecrediteerd. Dit wordt duidelijk in de declaratie aangegeven.

MEDEWERKER VRIJSTELLEN VAN BETALING

Je kunt overblijfmedewerkers vrijstellen van het betalen van de overblijf en wel op drie manieren:

1. Incidenteel

Als je per incident de overblijf van een kind wil vrijstellen, dan doe je dat onder OVERDRACHT in de COMPLETE LIJST door het euroteken rood te maken. Dit kan ook nog nadat de groep geaccordeerd is (maar voordat gedeclareerd is).

2. Structureel

Als je een kind structureel vrij wil stellen, dan kan dat onder KINDEREN. Selecteer een kind, dan verschijnt rechts het blauwe vlak met de gegevens. Onder de keuzebalk staat een vinkhokje 'vrijgesteld van overblijfbijdrage'. De structurele vrijstelling gaat in op de dag na het aanvinken.

3. Gekoppeld

Vrijstellen op de dagen waarop de medewerker is ingeroosterd. Ga naar MEDEWERKERS en klik op KOPPEL KIND. Vink de te koppelen kinderen en klik op KLAAR. Weet je niet welke kinderen van welke medewerkers zijn, stuur dan een (collectief) bericht aan de medewerkers met het verzoek om dat kenbaar te maken. De gekoppelde vrijstelling treedt in werking voor de gehele nog niet gedeclareerde maand(en).

Struktureel vrijstellen overruled altijd gekoppeld vrijstellen

Let op bij het switchen tussen structureel vrijstellen en gekoppeld vrijstellen: Doe nooit beide tegelijk want structurele vrijstelling overruled gekoppelde vrijstelling.

In het geval dat je na het koppelen van een kind de structurele vrijstelling van dat kind uitschakelt, dien je dus opnieuw te koppelen.

Denk aan de veiligheid

Wat niet mag is dat kinderen van medewerkers niet op de presentielijst worden gezet. Dat zou namelijk de veiligheid van het kind in gevaar brengen bij ontruiming, door onopgemerkte vermissing en door het niet voor handen zijn van noodnummer en aandachtspunten. Bovendien zou daarmee je administratie niet meer in overeenstemming zijn met de werkelijke overblijf.