Inroosteren
De beschikbaarheid kan de medewerker uitsluitend zelf aangeven, de coördinator dus niet. Pas als de medewerker de beschikbaarheid heeft aangegeven, kun jij als coördinator deze medewerker inroosteren voor de beschikbare dagen. Dit doe je onder ROOSTER in het coördinator-account. De beschikbare dagen tonen oranje, de ingeroosterde dagen blauw (zie ook de instructies onder de ?-knop). Je kunt medewerkers inroosteren voor vaste dagen of incidentele dagen.
Let bij vaste dagen op het limieten voor de vrijwilligersvergoeding
Wees terughoudend met vaste dagen, want voor je het weet doe je onbedoelde inroosteringen die de vergoeding boven het maximum van de vrijwilligersbijdrage doet uitgaan. De prognose zie je als je in de roosterlijst van de maand klikt op de naam van de medewerker. De prognose wordt berekend op basis van de vaste plus de incidentele inroosteringen. Het zijn de te verwachte inkomsten aan het eind van de maand, resp. eind van het jaar. Deze mogen niet boven de €150 en resp. €1500 mogen uitkomen.
Specificaties versturen
Wanneer je medewerker hebt ingeroosterd, zal het na afloop van de maand mogelijk zijn op basis van die inroostering specificaties van de vergoedingen te genereren en per email te versturen. Dat doe je onder VERGOEDING door te klikken op VERSTUREN en dan op NU VERSTUREN.
Controleer alvorens te versturen
Echter alvorens de vergoedingspecificaties te versturen is het verstandig eerst het overzicht van het totaal van de inroosteringen te controleren. Dit doe je onder MAANDLIJSTEN door te klikken op DOWNLOADEN. Je krijgt dan een pdf met ondermeer van alle medewerkers hun gewerkte dagen en hun vergoedingen. Er is onderscheid tussen
voorlopige maandlijsten (van maanden waarvan de declaraties nog niet zijn verzonden) en
definitieve maandlijsten (waarvan de declaraties wel reeds zijn verzonden).
Upload de batch bij je bank
Tenslotte download je bij VERGOEDING/VERSTUREN de batch voor automatische betaling door de klikken op SEPA. Deze batch kun je tenslotte uploaden bij je online bankieren. De medewerkers ontvangen dan allemaal tegelijk hun vergoeding.
