"HET SYSTEEM LIGT ER UIT"

In vrijwel alle gevallen dat iemand dat roept is dit niet waar. Onze servers hebben namelijk een uptime van 99.8%

Niet veralgemeniseren

Men kan hoogstens concluderen dan men zelf geen toegang heeft tot het systeem. Een ouder kan niet beoordelen of anderen wel of geen toegang hebben tot TSO-ASSISTENT tenzij deze direct andere ouders opbelt en hoort dat die er ook niet in kunnen. En dan nog is het mogelijk dat ouders in een andere regio wel toegang hebben.

Vele verbindingen achter elkaar

Toegang tot een systeem als TSO-ASSISTENT krijg je namelijk via een serie van verbindingen: a. Tussen je computer en je eigen internet provider, b. De aaneengeschakelde connecties tussen je internet provider en de hosting provider van TSO-ASSISTENT (dus het eigenlijke world wide web) en c. Van onze hosting provider naar onze servers.

Vele mogelijke oorzaken

Er zijn dus vele plaatsen waar de verbinding voor een individuele gebruiker (tijdelijk) onderbroken kan worden, terwijl het andere gebruikers gewoon lukt verbinding te krijgen met onze servers. Het antwoord dat je deze ouder kunt geven is dan ook: Controleer je internet aansluiting of probeer het later nog eens.

Foutmelding door de browser

Als onderstaande foutmelding wordt getoond, dan is dat geen aanwijzing dat de server van TSO-ASSISTENT buiten gebruik zou zijn. Deze mededeling laat slechts weten dat het je browser niet lukt om verbinding te krijgen. De oorzaak daarvan zal in principe gezocht moeten worden in een foutieve adressering, of een incorrecte internetverbinding.

ACCORDEREN MET TRAAG INTERNET

We onderscheiden twee soorten traag internet: incidenteel en structureel. In beide gevallen is er kennelijk ergens een bottleneck op de lange, ingewikkelde verbindingslijn tussen je computer op school of thuis en de server van TSO-ASSISTENT.

Incidenteel

Bij incidentele traagheid is de oorzaak moeilijk vast te stellen maar je zou even kunnen googelen op internetstoringen en kijken op de website van je hosting provider. Storingen hoeven niet per se op jullie locatie te zijn of bij jullie provider. We hebben per dag ongeveer 1500 inlogacties, als er een probleem met onze server zelf zou zijn, dan zou onze telefoon roodgloeiend staan en dat is gelukkig nog nooit gebeurd. Bovendien zijn wij zelf de hele dag ingelogd en monitoren wij bijna per seconde.

Structureel

Het kan zijn dat jouw school een van de ongelukkige scholen is met traag internet. Zoals laatst bleek uit een onderzoek heeft de helft van de basisscholen hier last van. Ga in dat geval eens te rade bij de ict-er van school.

Hoe te vinken bij traag internet?

Zorg dat je je tempo aanpast. Elke vink wordt namelijk apart verwerkt en moet als het ware weer bij je terugkomen. Pas als de vink zichtbaar is kun je de volgende zetten. Bij normaal internet gaat dit zo snel dat je daar geen erg in hebt. Bij traag internet met je soms na elke vink even wachten. Als je te vlug achter elkaar door vinkt — of je plaatst de verzamelvink en klikt op ACCORDEREN vóórdat je alle vinken hebt zien inlopen — loop je de kans dat er vinken verloren gaan.

Let op het waarschuwingspanel

Je krijgt bij het accorderen altijd eerst een geel waarschuwingspanel te zien. Dat waarschuwingspanel kan niet anders dan de exacte stand van zaken op de server weergeven. Dus als er vinkjes buiten de bedoeling of zonder dat het opviel niet zijn aangekomen op de server, dan staan die ontbrekende vinkjes in het waarschuwingspanel zonder twijfel gemeld als 'missend' in een rood blinkende waarschuwing.

Negeer het waarschuwingspanel nooit!

De waarschuwing in het gele panel mag dus niet genegeerd worden. Kloppen de aantallen in het gele panel niet, dan moet er dus geklikt worden op ANNULEREN en moeten de ontbrekende vinken dus alsnog gezet worden. Eventueel vink je in een wat lager tempo en geef je het akkoord een uurtje later. Maar ook dan is het zaak om eerst goed het waarschuwingspanel te lezen en niet te accorderen als er meer missende kinderen staan vermeld dan er daadwerkelijk missen.

SYSTEEMEMAILS VAN DE COORDINATOR KOMEN NIET AAN BIJ OUDERS

Het kan gebeuren dat systeemmails en groepsmails aan ouders en medewerkers niet altijd in de reguliere inbox worden ontvangen, maar in de zogeheten spamfolder terechtkomen en daardoor niet worden gelezen. Om dit te voorkomen adviseren we om aan de systeembeheerder van school of de ICT-leerkracht te vragen voor het volgende zorg te dragen:

1. Een email-adres op het domein van de school en dat specifiek voor de TSO is bestemd (voor zover dat er niet nog is), bijvoorbeeld: tso@naamvanjeschool.nl.
2. Opname van het IP-adres van TSO-ASSISTENT — 195.20.9.6 — in het zogeheten SPF-record van de server van de schoolwebsite.

Als deze maatregelen zijn genomen, plaats dan het specifieke tso-email-adres in het coördinator account onder SCHOOL in de kolom TSO-COÖRDINATOR en gebruik voortaan uitsluitend nog dit email-adres. Gebruik van een persoonlijk email-adres of een gmail-adres verhoogt namelijk de kans dat je emails in een spamfolder belanden of in het ergste geval niet aankomen.

Ook om organisatorische reden is het gebruik van een door school uitgegeven email-adres voor de TSO aan te bevelen; wisseling van de wacht zal bijvoorbeeld voor zowel ouders als school een stuk soepeler verlopen.

PRIKKEL DE LAATSTE OUDERS OM ZICH REGISTREREN

Je kunt de laatste ouders die dat nodig hebben nog extra prikkelen om zich te registreren:

1. Laat een brief uitsturen door de directie, met de oproep aan de ouders om zich te registreren. (Let daarbij op dat je ouders die zich wel al geregistreerd hebben daarmee niet in verwarring brengt - mogelijk denken sommigen dat ze zich opnieuw moeten registreren.);
2. Doe briefjes in de lunchtrommels en/of spreek ouders persoonlijk aan met de vraag zich te registreren - delegeer het aanspreken van ouders eventueel aan de medewerkers;
3. Vraag de ict-coordinator van de school een aparte pagina op de schoolwebsite aan te brengen over het overblijven. Gebruik daarvoor onze voorbeeldteksten: tso-assistent.nl/schoolwebsite;
4. Login en ga naar UP&DOWNLOADS en download de 'A4 opstartposter'. Laat kinderen deze inkleuren en meegeven aan hun ouders en/of plak hem op opvallende plekken in het schoolgebouw aan de muur;
5. Vraag de ict-coördinator om (tijdelijk) op een opvallende plek van de schoolwebsite een van onze speciale banners te plaatsen met een link naar het inlogscherm. Je treft deze banners (en de instructie) ook op tso-assistent.nl/schoolwebsite.

Gaat vast lukken! Is tot nu toe altijd bij alle scholen gelukt :-))

VOORBEELDTEKST VOOR DE SCHOOLWEBSITE

De ervaring heeft ons geleerd dat je goed onderscheid moet maakt tussen het eenmalig registreren en de overblijf reserveren. Vermijd het woord aanmelden omdat dit wat ambigu is. Sommige ouders die al geregistreerd hebben denken dat ze dan opnieuw moeten registreren. Dubbele registraties wil je uiteraard voorkomen.

Gebruik onze niet-verwarrende voorbeeldteksten

Deze kun je hier vinden:

• om te gebruiken samen met een inlog panel:
  www.tso-assistent.nl/schoolwebsite/panels-tekst.html
• om te gebruiken samen met een inlog button:
  www.tso-assistent.nl/schoolwebsite/buttons-tekst.html

Let op: tso-assistent.NET

Wat voor tekst je uiteindelijk ook gebruikt: Let op dat inloggen, registreren en overblijf reserveren of juist annuleren) niet kunnen op tso-assistent.nl maar op tso-assistent.net!

LEKKER SNEL HET REGISTRATIEPROCES LATEN VERLOPEN

Om het registratieproces vlot te laten verlopen en alle ouders inclusief kinderen op tijd geregistreerd te krijgen kun je het volgende doen:

1. Zorg dat er niet teveel tijd zit tussen de eerste aankondiging (de introductie brief voor de ouders met brinnummer en registratiecode) en de datum waarop je wilt starten. De ervaring leert dat 2 tot 3 weken optimaal is. Neem je te veel tijd dan verslapt de aandacht uiteindelijk;
2. Wil je direct na een vakantie operationeel zijn, zorg dan dat je 2 tot 3 weken voor die vakantie start met de registratie en richt je er op dat de registratie eigenlijk voor de vakantie afgerond dient te zijn;
3. Plaats de webtekst en het inlogpanel of de inlogbutton gelijk op de schoolwebsite als de ouderbrief de deur uitgaat.
   Zie tso-assistent.nl/schoolwebsite;
4. Benadruk dat de ouders direct voor de komende tijd reserveren als ze toch bezig zijn met registreren;
5. Print na een week de 'A4 opstartposter' (zie UP&DOWNLOADS als je bent ingelogd), laat deze inkleuren door de kinderen en mee naar huis nemen om aan hun ouders te geven. Dit is een extra reminder;
6. Print weer iets later de 'A4 smartphone poster met qr-code' (ook uit de UP&DOWNLOADS) en plak hem op zichtbare plekken in de school waar ouders hem niet kunnen missen;
7. Spreek de laatste ouders die nog niet geregistreerd hebben persoonlijk aan tijdens de overblijf en maak vriendelijk doch dringend duidelijk dat als ze niet registreren hun kinderen niet kunnen overblijven;
8. Is dat allemaal nog niet genoeg plaats dan de banners die oproepen tot registratie op de schoolwebsite (ook bij tso-assistent.nl/schoolwebsite);
9. De allerlaatste, hardnekkige niet-registreerders kun je tenslotte zelf registreren maar dit dien je eigenlijk te voorkomen. Wij kunnen je tegen die tijd uitleggen hoe je dit het handigste doet, mocht de nood aan de man of vrouw komen.

HOE ZET JE EEN INLOGPANEL OF INLOGBUTTON OP DE SCHOOLWEBSITE?

Uitleg over het plaatsen van een inlogpanel of inlogbutton kun je vinden op onze pagina's voor de ict- coördinator. Ga naar tso-assistent.nl/schoolwebsite.

Voorbeeldteksten voor inlog panel of inlog button

Tevens vind je daar voorbeeldteksten voor gebruik op de schoolwebsite. Deze teksten sluiten aan bij of wel een inlogbutton of wel een inlogpanel. De tekst is zorgvuldig gekozen op basis van onze ervaring met ouders en is er op gericht om verwarring te voorkomen t.a.v. zaken als het eenmalig registreren, het inloggen en het reserveren van overblijf.

Neem de tekst letterlijk over

We raden aan deze tekst integraal over te nemen en niet te wijzigen, hoogstens eigen allinea's toe te voegen. Bedenk dat uitleg over de overblijf zelf (regels, afspraken, protocollen enz.) voortaan te vinden is als de ouders ingelogd zijn. Daarom hoeft deze niet meer op de schoolwebsite.

Heb je ondersteuning nodig dan helpen we je graag, zonder kosten.

Laat het me weten als je vragen hebt of problemen ondervindt met het plaatsen van een panel of button. Heb je ondersteuning nodig dan helpen we je graag, zonder kosten.

KUN JE EDEX BESTANDEN IMPORTEREN UIT ESIS OF PARNASSYS?

We zien er na diverse contacten met leveranciers van schoolsoftware van af om het mogelijk te maken dat externe databestanden kunnen worden ingelezen in ons systeem, om een aantal redenen.

Er wordt door scholen zelden om gevraagd

De vraag naar deze importmogelijkheid blijkt zelden voor te komen en bovendien staan de hypothetische voordelen niet in verhouding tot de investeringen die het met zich meebrengt.

Weinig meerwaarde tegen hoge kosten

Voor school levert zo'n connectie eigenlijk geen winst op, want de ouder moet toch zelf de gegevens invoeren en actualiseren. Het enige waar je ieder jaar tegenaan loopt is de jaarlijkse leerlingwisseling van groep. Maar de praktijk heeft uitgewezen dat dat eigenlijk een klein klusje is dat op meerdere manieren geklaard kan worden.

Ouderportalen

Ook de koppeling aan ouderportalen blijkt na vele oriëntaties achteraf geen item te zijn dat leeft en voor geen enkele partij ook maar enige winst oplevert. Overigens blijven we wel naar nieuwe wegen zoek om een en ander te optimaliseren.