We adviseren je om elke dag de presentie te accorderen
Ten eerste omdat wachten met accorderen je in de situatie kan brengen dat je mogelijk niet helemaal meer goed weet wie er wel en niet aanwezig waren.Ten tweede omdat ouders dan direct bij onafgemelde afwezigheid of onaangemelde aanwezigheid dezelfde dag het systeembericht krijgen met de vraag voortaan op tijd te reserveren resp. te annuleren. Directe waarschuwingen werken immers beter dan een waarschuwing achteraf voor iets dat al weer bijna vergeten is.
Declaraties versturen
Als alle dagen van de maand geaccordeerd zijn kun je in principe direct de facturen versturen aan de ouders (en de betalingsspecificaties aan de krachten).Incassobatches uploaden bij de bank
Met het uploaden van de incasso batches (en de betalingsbatch voor de krachten) kun je in principe nog wachten. Bedenk echter dat je een batch downloadt binnen 3 dagen moet uploaden anders is deze verlopen. Je kunt hem in dat geval eenvoudig opnieuw downloaden, dan is hij weer 3 dagen 'houdbaar'.Kies vaste dagen van de maand
- Je kunt het beste een vaste dag van de maand kiezen waarop je de batch upload in online bankieren. Dan raken ouders (en krachten) er aan gewend dat ze op op dezelfde dag van de maand een afschrijving resp. een bijboeking kunnen verwachten. Dit vergroot het vertrouwen van hen in de correctheid van jouw administratie.
- Accordeer je direct elke dag, dan kun je bijv. telkens op de eerste dag van de maand de declaraties versturen.
- Verder is het raadzaam om direct en op een vaste dag in de maand onder DECLARATIE de ontvangen betalingen als zijnde betaald te vinken. Zolang dat niet is gebeurd, zien ouders namelijk in hun account bij de rekening vermeld staan dat deze nog niet is betaald terwijl het bedrag al afgeschreven is van hun rekening.