DE PRESENTIE ACHTERAF WIJZIGEN NA ACCORDEREN

Deze functie is alleen beschikbaar voor coördinatoren

Als je te snel geaccordeerd hebt en achteraf ontdekt dat je nog een kind had willen toevoegen of een kind aanwezig of afwezig had willen melden, volg dan de onderstaande procedures. Voor beter begrip hiervan, bedenk dat een akkoord aan een kind gekoppeld is en niet aan een groep. Een geaccordeerde groep is een groep geaccordeerde kinderen.

Altijd als allereerste de ouders informeren! Daarna pas corrigeren!

Ga naar BERICHTEN en informeer de betreffende ouder(s) dat er sprake is van een vergissing. De ouder heeft namelijk al een mail ontvangen over onafgemelde afwezigheid of onaangemelde aanwezigheid. Doe dit vóórdat je de eigenlijke correctie uitvoert. Je voorkomt zo irritatie bij de ouders en geagiteerde reacties per email of telefoon!

Achteraf de aan- of afwezigheid wijzigen in een al geaccordeerde groep

1. Selecteer onder OVERDRACHT in de kalender de bewuste dag;
2. Klik op de linkerpijl in de kalender en ga een maand terug;
3. Klik nu in de lijst AKKOORDSTATUS de betreffende groep open. De vinkhokjes zijn weer muteerbaar;
4. Vink of ontvink al naar gelang de bedoeling;
5. Klik op TERUG. Dus niet op ACCORDEREN (dat voorkomt onbedoelde dubbele verzending van een systeemmail);
6. Zet de kalender weer op de actuele maand en check eventueel het beoogde resultaat.

Achteraf overblijf van een kind toevoegen aan een al geaccordeerde groep

1. Plaats het kind onder KINDEREN tijdelijk in groep '99 - niet ingedeeld';
2. Ga onder OVERDRACHT naar de betreffende dag (of dagen) en klik in de lijst AKKOORDSTATUS groep 99 open;
3. Voeg het kind toe en vergeet vooral niet om gelijk te accorderen (je mag geen ongeaccordeerde overblijf toevoegen aan een groep waarin alle overblijf al is geaccordeerd). Herhaal de toevoeging voor alle dagen waarop het kind eventueel moet worden toegevoegd;
4. Plaats pas na deze handelingen het kind onder KINDEREN weer terug in de eigen groep.

Theoretisch zou je het kind ook zonder te hebben geaccordeerd terug kunnen plaatsen naar de eigen groep. Maar in dat geval zou je (in weerwil van het al bestaande akkoord) de hele groep opnieuw moeten accorderen. Dat is echter niet aan te raden, want dan worden eventueel al eerder verstuurde systeemmails (inzake andere kinderen in die groep) opnieuw verstuurd en dat kan tot verwarring bij ouders leiden.

Achteraf een onterechte toevoeging verwijderen

Als de toevoeging nog niet is geaccordeerd, hoeft slecht op het oranje plusje geklikt te worden. De toevoeging verdwijnt weer.

Als er wel al is geaccordeerd is de correctie als volgt (deze optie heeft uitsluitend zin als de betreffende overblijf nog niet is gedeclareerd):

1. Selecteer onder OVERDRACHT in de kalender de bewuste dag;
2. Klik op de linkerpijl in de kalender en ga een maand terug;
3. Klik nu in de lijst AKKOORDSTATUS de betreffende groep open. (je zult zien dat vinkhokjes weer muteerbaar zijn, maar raak deze niet aan);
4. Klik op het betreffende oranje plusje, het zal weer verdwijnen;
5. Klik op TERUG. Dus niet op ACCORDEREN (dat voorkomt onbedoelde dubbele verzending van een systeemmail);
6. Zet de kalender weer op de actuele maand en check eventueel het beoogde resultaat.

Let op dat je deze fout niet maakt!

Verschuldigingsstatus wijzigen van gereserveerde of toegevoegde overblijf

1. Selecteer onder OVERDRACHT in de kalender de bewuste dag
2. Klik op COMPLETE LIJST
3. Klik achter de naam van betreffend kind op het €-teken (rood is vrijgesteld van betaling, blauw is betalen)

Het wijzigen van de verschuldigingsstatus kan zowel voor als na het accorderen (dus ook voor overblijf in de toekomst), maar moet natuurlijk wel gebeuren vóórdat de declaraties worden aangemaakt. Bij kinderen waarvoor onder KINDEREN al structureel is vrijgesteld van betaling, zal het €-teken al automatisch rood zijn, maar wel pas vanaf het moment dat deze status is ingesteld.