Kijk elke dag even bij OUDERS en KINDEREN
Tijdens de periode waarin de ouders zich registreren loont het voor de coördinator om elke dag in te loggen en de nieuwe registraties te bekijken. Zie je dingen die niet kloppen? Neem gelijk contact op met de ouder in kwestie. Waar moet je op letten?Dubbele registraties voorkomen
Soms raken ouders direct al de inloggegevens kwijt en registreren ze vervolgens opnieuw. Het gebeurt ook dat een medewerker dergelijke ouders adviseren zich 'dan maar gewoon opnieuw te registreren'. Dubbele registraties mogen echter absoluut niet voorkomen omdat dubbele declaraties later veel gedoe en uitzoekwerk voor de coördinator veroorzaken. Instrueer de medewerkers om zoiets nooit te adviseren.Dubbele registraties verwijderen
Ontdek je een dubbele registratie, bel dan direct de ouder op en overleg welke van de twee registraties je kunt verwijderen. Doe dit dus voordat er overblijf mee genoten is, voordat er declaraties kunnen ontstaan! Blijkt het, ondanks alle waarschuwingen op het registratiescherm een bewuste daad te zijn, lees dan gescheiden ouders? samen het account delen!Monitor de voortgang
Door regelmatig in te loggen zie je tevens of de registratie vordert. Gaat het langzaam, neem dan je maatregelen. Overigens dienen overblijfmedewerkers die hun kinderen laten overblijven zich ook in te schrijven als ouder. Zie daar op toe - dit zijn geen dubbele registraties maar twee geheel verschillende.Zorg voor schone aandachtspunten
Het komt voor dat ouders hele stukken tekst uit wikipedia over de aandoening van hun kind inplakken bij de aandachtspunten. Of er een heel telefoonboek aan noodnummers achterlaten. Zeker als je de presentielijsten uitprint, wil je deze teksten niet elke keer zien.En wat noodnummers betreft: Er kan maar 1 nummer het noodnummer zijn dat altijd opgenomen wordt bij incidenten! Bovendien heeft de ouder al gelegenheid om twee gewone nummers op te geven. Drie telefoonnummers moet echt genoeg zijn.